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Ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos

Las ventajas de contratar una empresa de destrucción de documentos son dignas de ser tenidas en cuentas. Pensemos que, como nos comentan los profesionales de gitdoc.es, multitud de documentación confidencial que conservan las empresas ya ha prescrito y no vale para nada.

Debe destruirse, pero es cierto que tiene una serie de costes en materia de dinero y tiempo que no da beneficios para el negocio. Vamos a ver las ventajas que tiene la contratación de una empresa que se dedique a la destrucción de los documentos.

Las recientes normativas que han aparecido en materia de protección de datos ha supuesto para muchas empresas toda una espada de Damocles, en este sentido, el problema está en deshacerse de la información más sensible que conserva en la documentación de carácter confidencial que no se utiliza a efectos legales.

Destruir documentos es algo necesario de cara al cumplimiento con las leyes españolas y determinadas normas europeas.

La totalidad del papel que acumulan en las empresas en materia de nóminas, contratos, facturas y demás documentación legal que debe ser guardado por unos plazos que determinan las distintas leyes españolas.

Pasado este tiempo, la información conservada en este formato es posible que no haga más que sea problemático para la empresa.

No olvidemos que son bastantes los datos personales de carácter confidencial y el filtrado de los mismos que pueden ser de carácter sensible supone una pérdida de prestigio, confianza y se expone a demandas legales para terminar con sanciones de la AEPD.

Se impone destruir los documentos de carácter confidencial, pero para que se lleve a cabo tienen destructoras de papel.

Bastantes negocios cuentan en sus oficinas aparatos de esta clase para utilizar a diario con el fin de destruir una cantidad determinada de papel, porque si se pasa en esta condición, la destructora se caliente, estropea y debe llamar al servicio de postventa o que la deje en un punto limpio.

Por otra parte, el que se destinen recursos, trabajadores y tiempo a la destrucción de documentos, no va a producid beneficio económico alguno para los negocios

La solución básicamente trata de que se contraten profesionales con la debida experiencia en esta clase de servicios, los cuáles tienen experiencia y trabajan siempre coordinados con la empresa y siguiendo las indicaciones que se den. Esto hace que lo mejor sea contratar una empresa dedicada a la destrucción de documentos.

Razones para contratar a una empresa de destrucción de documentos

Como ventaja principal, aquí el cliente no se debe preocupar del trabajo ni que se encarga de sus empleados. Solo lo hacen unos profesionales con experiencia, siguiendo las instrucciones que se reciban.

Veamos algunas más:

Existe un ahorro de tiempo y dinero porque no implica más a los trabajadores con su compañía

La subcontratación de los servicios es más económica y segura.

La seguridad en los datos

Pues hay información sensible que el cliente tiene, no se filtra ni extravía en perjuicio de los intereses. De esta manera, no existen riesgos de que haya posibles demandas, sanciones o pérdidas de prestigio.

Es posible contactar con la empresa que se dedique a la destrucción de documentos para que puedan recoger material y destruir, sin que sea necesario desplazarse a llevarlo, todo es cuenta de los profesionales mientras se trabajan en los verdaderos objetivos del negocio.

En cuanto a cumplir el servicio se te da un Certificado de Destrucción de Documentos para tener la seguridad de que el soporte en el que vaya la información se destruirá al nivel que especifica las norma DIN 66399.

Rapidez en el protocolo de destrucción de documentos

Según contactes con la empresa, se va a fijar día y horario de recogida, para liberarse de todo el papel que se transportará para la custodia y destrucción a un sitio dotado de medidas de seguridad eficaces.

Servicios periódicos para la destrucción de los documentos

Los servicios periódicos para la destrucción de documentos es una de las opciones que tiene más aceptación en este sector.

Debe depositar la documentación que no sea necesaria que se genere en el trabajo en unos contenedores que se habiliten al efecto, con las diversas medidas de seguridad, de tal forma que la empresa destructora de documentos vaya a las oficinas del cliente a que se retire y a instalar otro hasta la próxima vez.

La manera en que se hacen las gestiones para el servicio de destrucción de documentos es el siguiente:

Primero lo que ocurre es que se pasa a firmar un contrato o convenio donde se concretan las condiciones de la prestación realizada. Después de ello, pasa a instalación por parte de la empresa que se contrate, siendo un contenedor del tamaño más adecuado y con unas determinadas medidas de seguridad, en el sitio que designe el cliente.

Los interesados llenan el depósito con la totalidad de documentos confidenciales que se quieran destruir.

En el momento en que se llena el contenedor, lo que hace es cliente es llamar a la empresa que se encarga de du destrucción para que pasen a llevárselo y en lugar del mismo pasará a instalarse otro parecido, para la repetición de la operación.

Los traslados hasta las instalaciones en las que se destruirán los documentos se hacen en un medio de transporte más seguro y por unos profesionales que tienen contrato de confidencialidad y que pertenecen a la empresa que se contrata.

En cuanto están allí, pasan a usarse unas máquinas especiales para destruir el soporte donde están los datos sensibles y la información.

Se pasan a compactar los residuos de papel para después reciclarlos en sitios dedicados a la recuperación de estos para que vuelvan a ser útiles.

Se emite el pertinente Certificado de Destrucción de Documentos que se entrega al cliente para que quede la constancia oficial de lo que se hizo con la documentación confidencial.

Otra de las maneras de contar con un servicio periódico para la destrucción de los documentados es que se fije una fecha concreta en el tiempo para afrontar la recepción de los documentos que genere el cliente.

Podemos resumir diciendo que la contratación de una empresa que se dedique a la destrucción de documentos es de lo más ventajoso y merece la pena conocerlas todas bien para aprovecharnos de sus beneficios, como es lógico.

Si se valoran las leyes existentes sobre a protección de los datos existentes, el que los abogados se encarguen de que las informaciones confidenciales puedan desaparecer en su totalidad y se expida el pertinente certificado, todo esto, sin que aporten trabajadores, los necesarios recursos y dedicar el tiempo que precise la empresa.

Destrucción de archivos y su impacto medioambiental

Gracias a la actividad comercial, se producen diferentes clases de residuos, no únicamente de papel o de cartón, también se pueden encontrar con otra clase de elementos que precisan de una serie de procesos de reciclaje.

Los dos fines en concreto

Las empresas se encargan de generar toneladas en papel y cartón en su día a día. Cuando acaba cada ejercicio es lógico acabar con bastante información, la cual pasado un tiempo va a perder su valor y vigencia, la cual se tiene que gestionar de forma adecuada. La certeza en la destrucción de los archivos es vital por razones de seguridad empresarial.

Lo ideal es recurrir a una empresa que se encargue de la destrucción de los archivos, así como de la información que se contenga en ellos y con la seguridad de que se reciclan después los residuos que se generan en la destrucción de los documentos.

Concienciación de tu empresa

Hay que asumir dicha responsabilidad y contratar servicios de destrucción donde e tengan en mente las consecuencias de dicho proceso. Lo ideal es que se asegure una destrucción consciente y con seguridad de la información, siendo siempre responsables del impacto que va a tener el trabajo que realicemos.

Lo ideal es que se comprometan las empresas con algo tan importante para todos como el medio ambiente y así se reduzca el impacto que va a suponer la utilización y producción de papel en el planeta con las medidas que se realice. De esta forma se produce un compromiso con las normas que impone el reciclaje de los residuos.

Después de todo lo que hemos comentado, seguro que os han quedado más claras las ventajas existentes cuando se contrata una empresa de destrucción de documentos, tanto a nivel medioambiental como en la práctica, pues las empresas llegan a producir inmensas cantidades de papel todavía y el espacio que ocupan hace que sea en muchos casos necesaria su destrucción.

Si te ha parecido útil el artículo, no dudes en compartirlo con tus amigos, compañeros o familiares a los que pueda ser de utilidad si tienen que recurrir a este tipo de labor. Al final este tipo de información es bueno expandirla y que así se vaya generando una mayor concienciación, de tal forma que podamos hacer mejor nuestro trabajo a la vez que nuestro planeta sufre menos los efectos secundarios de otras formas de destrucción de documentos que se utilizaban sí o sí hace no hace demasiado tiempo.

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